„Gdybym miał osiem godzin na ścięcie drzewa, spędziłbym sześć na ostrzeniu siekiery” Abraham Lincoln
W codziennej pracy wykorzystujemy różne narzędzia. Lepsze, gorsze, każdy zna ich wartość i słabości. Z uwagi na prowadzoną działalność edukacyjną, często odpowiadam na pytania dotyczące bezpiecznej pracy w codziennych warunkach. Z tego artykułu dowiesz się czym jest obiecany darmowy Office 365 dla edukacji, jak go zdobyć i jak zabezpieczyć taką nową usługę. Dodatkowo zachęcam do pochwalenia się co zrobisz z zaoszczędzonymi pieniędzmi.
Przejdźmy do rzeczy. Gdy pytają mnie na czym można pracować, sugeruję narzędzia renomowanych firm, gdyż jeśli nie znamy się na technikaliach, nie mamy własnego doświadczenia w zakresie konfiguracji, lepiej polegać na cudzym doświadczeniu.
Z całym dobrodziejstwem inwentarza, do obsługi poczty (jako usługi na poziomie serwera pocztowego), pracy na plikach, możliwościami zabezpieczeń dodatkowych polecam Office 365. To prosta usługa do uruchomienia dla małego biura, jest sporo osób, które pomogą skonfigurować. Dostawcy tej usługi jak home.pl nazwa.pl czy inni duzi na naszym rynku, bardzo chętnie pomogą we właściwym skonfigurowaniu.
Gdybyś chciał skorzystać z tej usługi, wystarczy poszukać odpowiedniego dostawcy i się z nim skomunikować, powiedzieć na czym nam zależy i poprowadzi nas przez tą drogę.
A co w sytuacji gdy świadczymy usługi edukacyjne? Możemy mieć ową usługę za darmo! Tak, Microsoft przekazuje swoje licencje dla wszystkich placówek edukacyjnych za 0,00 PLN wartości licencji.
Czym jest placówka edukacyjna? To wszelaka działalność, która sprowadza się do edukowania innych. Czy będzie to szkoła tańca, czy kurs spawania, teoretycznie ten podmiot może mieć za okrągłe zero licencje dla siebie.
Nie ma róży bez kolców, tutaj są co najmniej dwa kolce. Jeden z nich to funkcjonalność oprogramowania typu Office (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do poczty, itp.- zwane dalej aplikacjami) dostaniemy jedynie w wersji przeglądarkowej. Nie mamy prawa w ramach tej licencji pobrać tradycyjną instalkę i zainstalować na komputerze. Na urządzeniu mobilnym już tak. Tablety, smaprthony, iPhony i inne mogą mieć zainstalowane Wordy, Excelle, Outlooki i pracować na plikach. Ten brak twardej instalki na PC jest pierwszym kolcem. Drugi kolec to ciut okrojona funkcjonalność aplikacji. Nie będziemy mieli wszystkich funkcji, ale z pewnością znajdą się te, których chcielibyśmy używać, jak i te, których istnienia nawet nie mamy świadomości.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracować na aplikacjach, które już mamy, w ramach innych licencji. Zaawansowanej funkcji wówczas użyjemy, jednak w przeglądarce naszej nowej licencji Office 365 nie zobaczymy. Po dokonaniu zmian w przeglądarce, uruchamiając na zwykłej aplikacji, nadal ta funkcja będzie. Radzę zobaczyć samemu jak to wygląda.
W całej przygodzie z darmowym Office 365 dla jednostek edukacyjnych są dwa kamienie milowe. Pierwszy to odnalezienie na stronach Microsoftu warunków licencji nim zaczniemy. Mimo starań nie odnalazłem tego dokumentu teraz, ale rok temu jak potrzebowałem to tak. Taki standard przy współpracy z Microsoftem, że ciężko jest znaleźć jednoznaczne wytyczne co można, a czego nie z licencjami. Najczęściej retoryka tego producenta mówi, że to klient ma wiedzieć czy ma legalne oprogramowanie. Zawsze tak jest. Sugeruję przejść do kroku rejestracji opisanego poniżej i przeczytać licencję, która nam wyjdzie.
Drugi kamień milowy to jest weryfikacja czy jesteśmy placówką oświatową. Rejestrując się na stronie
https://www.microsoft.com/pl-pl/education/products/office/default.aspx
podajemy adres mail, który będzie jednocześnie jednym z adresów, które będziemy używać do komunikacji z producentem, domena z tego adresu o naszej jednostce edukacyjnej. Jeśli mamy swoją stronę www.szkola-taniec-dzieci.pl to w trakcie zatwierdzania statusu kwalifikującej się jednostki edukacyjnej, osoba, która będzie to wykonywać musi widzieć ową edukację. Jeżeli jesteś trenerem i wprost napisałeś na stronie internetowej, że pomagasz, edukujesz w takim a takim zakresie, powinieneś przejść tą kwalifikację.
jeśli się uda, należy wykonać podłączenie domeny do usług Microsoft, założyć konta dla użytkowników i cieszyć fakturą co miesiąc na kwotę 0,00 PLN.
W najgorszym przypadku, gdy twoja strona za mało mówi o edukacji, nie dostaniesz darmowej licencji. Warto to sprawdzić, gdyż Office 365 jest bardzo przydatnym narzędziem do pracy.
Z punktu bezpieczeństwa zalecam kilka rzeczy:
- włączyć wieloskładnikowe logowanie do usługi,
- jeśli mamy podłączone maile do odzyskiwania haseł, warto by miały inne niż dotychczas używane hasła zabezpieczające,
- logować się do usługi z zaufanych urządzeń,
- często sprawdzać gdzie i kiedy byliśmy zalogowani,
- nauczyć pracowników bezpiecznej pracy, dać im szkolenie z zagrożeń internetowych,
- zabezpieczyć hasłem i drugim składnikiem logowania miejsce gdzie mamy wykupioną domenę.
Powyższe rady to absolutne podstawy pracy z Office 365, ale i Gsuite lub każdego innego systemu pracy.
Jeśli udało Ci się zaoszczędzić pieniądze na licencjach, to może w ramach podziękowania przeznaczysz je na jakiś szczytny cel?
Pochwal się na jaki przeznaczyłeś.
Jeśli jesteś nauczycielem i chcesz się dowiedzieć z jakich materiałów i jak uczyć innych to zobacz to szkolenie:
Jeśli chcesz się nauczyć szkolenia we własnym zakresie, zapraszamy na nasze wydarzenia, gdzie tego właśnie uczymy.